プライバシーポリシー

個人情報保護方針

スマイルサービス株式会社は、労働者派遣事業・有料職業紹介事業を実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた社内規定を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。

個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。
法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。
個人情報の適切な管理

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。
問い合わせへの対応

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。
継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

2025年5月12日制定

スマイルサービス株式会社
代表者大矢敦男

<個人情報保護方針に関する連絡先>
個人情報問合せ窓口
住所　埼玉県さいたま市大宮区桜木町 1-10-17 シーノ大宮サウスウィング 16階
個人情報保護管理者　冨増勘八
連絡先　048-788-2772

当社が取扱う個人情報について

当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。

（１）個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあたってはその代表者の氏名

事業者名：スマイルサービス株式会社
代表取締役：大矢敦男
住所：埼玉県さいたま市大宮区桜木町 1-10-17 シーノ大宮サウスウィング 16階
（２）個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者：冨増勘八
連絡先：048-788-2772

（３）個人情報の利用目的

当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。

①保有個人データ

種別	利用目的
取引先情報	業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
従業者情報	従業者管理に係わる業務に利用するため(業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など)
採用応募者情報	採用に係わる業務に利用するため(採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など)
退職者情報	退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
お問合せ者情報	お問合せに回答するため
本人および代理人の情報(開示等請求時)	開示等の求めに回答するため
登録スタッフ情報	連絡・給与関連業務・研修の受講管理等に使用するため

その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

②それ以外取得個人情報

種別	利用目的
受託した業務により取得した個人情報	契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため・求人サイトから取得した情報　求人者に対する採用の可否を判断・通知するため・協力会社スタッフ情報　委託元の業務遂行及び、それに関連する業務のため、顧客に情報を提出するため

（４）個人情報の第三者提供について
当社は取得した個人情報を、業務目的の達成に必要な範囲において、以下の要領で第三者に提供する場合があります。
1. 【第三者に提供する目的】
  サービス(有料職業紹介事業、派遣事業)提供に係る勤務先の紹介のため
2. 【提供する個人情報の項目】
  氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、経歴
3. 【提供の手段又は方法】
  書面、電話での口頭伝達、FAX、電磁的記録媒体の受渡し
  又は電子メール等の電磁的通信手段
4. 【当該情報の提供を受けるものの組織の種類、及び属性】
  勤務紹介先
5. 【個人情報の取り扱いに関する契約】
  ・個人情報を含む秘密保持契約の締結
  ・サービス利用規約、約款への同意
  ・ご本人様の同意がある場合
  ・国の機関、地方公共団体、裁判所、検察庁などの公的機関、弁護士会又はこれらに準ずる権限を公的に認められた機関からの開示要請があった場合、又はこれらの機関が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  ・当社が業務の一部を第三者に委託する場合
  この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
  ・当社の権利行使に必要となる場合
  ・合併、事業譲渡、その他の事由による事業承継が必要となった際に、その事業承継者に提供する場合
  ・その他法令で認められている場合
（５）個人情報に関するお問合せ窓口

保有個人データに関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください。
（６）所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

なし
（７）開示等の手続について

当社では、保有個人データに関して、ご本人の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示)の請求に迅速に対応いたします。ご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。
（８）開示等の受付方法・窓口

保有個人データに関する開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致します。内容ご記入の上必要書類を同封し、郵送またはメール等にてお申し込み下さい。(送付料は請求者のご負担となります。)ご本人(または代理人)であることを確認した上で、ご希望の開示方法により回答いたします。

（９）個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001 に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報に関する規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。

【組織的対策】
全従業員を対象に年1回個人情報保護研修を実施しています。
【人的対策】
入社時及び退職時に個人情報を含む機密保持契約書類を取得しています。
【物理的対策】
従業者の入退室管理は「入退室管理記録」にて行い、オフィスへの訪問者に対しては、入口で身分および用件を確認のうえ、「来訪者記録」に日付、社名、名前、入館時刻を記録しています。
【技術的対策】
アクセス権を持つIDは個人情報保護管理者が発行・更新・廃棄の管理を行い、情報を使用しなくなったユーザーのアクセス権は直ちに抹消しています。
具体的な安全管理措置については下記【問合せ窓口】よりお問い合わせください。

2025年5月12日制定

【問合せ窓口】

窓口の名称	連絡先
個人情報問合せ窓口	窓口責任者：冨増勘八住所：埼玉県さいたま市大宮区桜木町 1-10-17 シーノ大宮サウスウィング 16階連絡先：048-788-2772